人事檔案電子化存儲

來信主題: 人事檔案電子化存儲 來信時間: 2019-06-21
來信人姓名: 聯系方式: 保密
來信內容: 近期因個人原因回阿旗人力社保局查詢早年的大中專畢業生檔案,檔案室的工作人員非常負責,工作態度也非常好,很快的幫我找到了檔
案,我順利的辦完了事,非常感謝他們!

檔案通過EXCEL表格電子化標記,可能產生的問題:
1、不安全,文件可能丟失或損壞,可能要重新錄入,重復勞動。
2、EXCEL不能通過技術手段在同事間共享或修改,容易版本混亂,導致錯誤記錄。
3、由于電子記錄不準確,就會手工翻檔,加速檔案折損。

建議:
1、安排資金引進專業的檔案管理系統。嚴格按流程和制度走,出問題可追溯。
2、檔案掃描電子化,查檔紙不出庫。
回復單位: 阿巴嘎旗人力資源和社會保障局 回復時間:
2019-06-21
答復內容: 網友您好:
您的留言我局已收悉,現回復如下:
關于您提出的人事檔案電子化存儲相關問題,我局負責檔案管理的專職人員已進行記錄,并針對您提出的問題向領導進行了詳細匯報,對今后工作提出更高要求。
首先由于現有資金及條件有限,我局關于檔案電子化管理、設備等正在進行逐步完善;其次,需整理關于早年檔案資料,早年檔案因管理人員變動頻繁,程序不嚴謹、管理不規范,導致檔案資料散亂、記錄可能存在失誤,現我局檔案管理人員正在進行檔案整體整改工作,對檔案重新進行整理、規劃、編號等,通過進一步完善檔案工作,達到規范管理;最后,我局已于相關部門申請,正在落實檔案電子管理系統的實行,嚴格按照流程及制度進行,將來會施行電子檔案掃描、電子化查找,方便群眾查詢檔案信息。
感謝您對我局人事工作中檔案管理方面的肯定,并給予了寶貴建議,衷心祝愿您生活幸福美滿。
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